|
ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ
СЕКРЕТАРЮ-РЕФЕРЕНТУ
1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1.1. Секретар-референт відноситься до категорії фахівців підприємства, приймається і звільняється директором.
1.2. Основними завданнями секретаря-референта є організаційне забезпечення управлінської діяльності та документообіг.
1.3. Секретар-референт підпорядковується безпосередньо директору підприємства.
1.4. У своїй діяльності секретар-референт керується:
- Законодавчими актами України;
- Статутом підприємства;
- Положенням про функціональні служби підприємства;
- Наказами (вказівками) керівництва підприємства;
- Нормативно-методичними матеріалами з організації діловодства;
- Цією посадовою інструкцією.
1.5. На посаду секретаря-референта призначаються особи з вищою, середньою спеціальною освітою і стажем роботи не менше 1 року або без стажу, але за умови проходження навчання на курсах секретарів-референтів.
1.6. Секретар референт повинен володіти питаннями:
- Перспектив розвитку підприємства, його фінансово-господарської діяльності;
- Організації роботи з документами, складання документації;
- Організації управлінської праці;
- Застосування засобів обчислювальної та організаційної техніки;
- Перекладу службової документації на іноземну мову комерційного партнера;
- Культури праці та службової етики;
- Охорони праці, техніки безпеки і протипожежного захисту.
2. ФУНКЦІЇ
На секретаря-референта покладаються такі функції:
2.1. Інформаційно-довідкове обслуговування по документах підприємства.
2.2. Методичне керівництво і контроль за організацією діловодства в структурних підрозділах і філіях підприємства.
2.3. Документування діяльності дорадчих органів підприємства.
2.4. Оперативно-організаційне обслуговування керівництва.
2.5. Ведення та оформлення кадрової документації та обліку (у разі відсутності інспектора по персоналу).
3. ПОСАДОВІ ОБОВ'ЯЗКИ
Секретар-референт повинен:
3.1. Здійснювати підготовку необхідних документів, забезпечувати фінансово-господарську діяльність підприємства.
3.2. Забезпечувати прийом, облік, реєстрацію, контроль виконання документів, інформаційно-довідкове обслуговування і зберігання документів.
3.3. Контролювати якість підготовки, правильність складання, узгодження та затвердження документів, що подаються на підпис керівництву підприємства.
3.4. Здійснювати контроль виконання документів та доручень керівництва, приймати оперативні заходи, спрямовані на своєчасне і якісне їх виконання.
3.5. Здійснювати організацію підготовки, прийняття рішення і доведення їх до безпосередніх виконавців. Проводити аналіз довідок і доповідей, що надаються керівництву, давати по них компетентні висновки.
3.6. Здійснювати оперативний зв'язок зі сторонніми організаціями (як комерційними, так і державними) і окремими громадянами з питань поточної діяльності підприємства (телефон, факс тощо).
3.7. Вести прийом відвідувачів.
3.8. Виконувати роботу з документаційного забезпечення кадрової діяльності підприємства:
- Оформлення наказів по особовому складу;
- Оформлення особових карток форми Т-2 або особистих справ;
- Оформлення трудових книжок;
- Оформлення та ведення трудових контрактів (договорів);
- Оформлення документів на відрядження;
- Оформлення листків непрацездатності;
- Ведення табеля обліку робочого часу;
- Видача довідок про трудовий стаж і зарплату.
3.9. Забезпечувати виконання машинописних і копіювально-розмножувальних робіт.
3.10. Використовувати ПЕОМ як засіб автоматизації документаційного забезпечення підприємства.
3.11. Проводити щорічний відбір документів на архівне зберігання або на знищення.
3.12. Виконувати окремі доручення керівництва за профілем фінансово-господарської діяльності підприємства.
4. ПРАВА
Секретар-референт має право:
4.1. Запитувати від функціональних служб необхідні матеріали, а також пояснення про причини затримки виконання завдань і доручень керівництва.
4.2. Розглядати документи і направляти їх на виконання керівникам і фахівцям підприємства.
4.3. Вимагати від виконавців доопрацювання документів, підготовлених з порушенням встановлених правил їх складання та оформлення, міжнародних правил оформлення документів.
4.4. Візувати документи управлінської діяльності в рамках своєї компетенції.
4.5. Вносити на розгляд керівництва пропозиції по поліпшенню документаційного забезпечення діяльності підприємства, вдосконалення форм і методів управлінської праці на основі застосування електронної техніки.
4.6. Вимагати від керівництва створення нормальних умов для виконання службових обов'язків і збереження всіх документів, що утворюються в діяльності підприємства.
4.7. Працювати з документами, що мають гриф "ДСК" або "Конфіденційно".
4.8. Приймати рішення в межах своєї компетенції.
4.9. Взаємодіяти з усіма службами (співробітниками) підприємства з питань перевірки виконання документів та подання необхідної інформації керівництву.
5. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ
Секретар-референт несе відповідальність за:
5.1. Якість документів, що надаються на підпис керівництву підприємства.
5.2. Недбале, халатне відношення до реєстрації та ведення документів.
5.3. Збереження документації, розголошення відомостей, що мають гриф "Конфіденційно" або "КТ".
5.4. Нечітке та несвоєчасне виконання посадових обов'язків, передбачених цією інструкцією.
|