|
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА
I. Общие положения
1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.
2. Основными задачами секретаря-референта являются организационные и документационное обеспечение управленческой деятельности.
3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.
4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
- законодательными актами Украины;
- Уставом предприятия;
- Положением о функциональных службах предприятия;
- приказами (указаниями) руководства предприятия;
- нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
- настоящей должностной инструкцией.
5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.
6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:
- перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;
- организации работы с документами, составления документации;
- организации управленческого труда;
- применение средств вычислительной и организационной техники;
- перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;
- культуры труда и служебной этики;
- охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
7. _________________________________________________________________.
8. _________________________________________________________________.
II. Должностные обязанности
1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия.
2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.
6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.).
7. Вести прием посетителей.
8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:
- оформление приказов по личному составу;
- оформление личных карточек формы ___ или личных дел;
- оформление трудовых книжек;
- оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
- оформление командировочных документов;
- оформление листов нетрудоспособности;
- ведение табеля учета рабочего времени;
- выдача справок о трудовом стаже и зарплате.
9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия.
11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.
12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
13. _________________________________________________________________.
14. _________________________________________________________________.
III. Права
Секретарь-референт имеет право:
1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.
3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления, международных правил оформления документов (ISO).
4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.
7. Работать с документами, имеющих гриф "КТ" или "Конфиденциально".
8. Принимать решения в пределах своей компетенции.
9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.
10. _________________________________________________________________.
11. _________________________________________________________________.
IV. Ответственность
Секретарь-референт несет ответственность за:
1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.
2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.
3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф "Конфиденциально" или "КТ".
4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
5. _________________________________________________________________.
6. _________________________________________________________________.
|